مسئله کمبود وقت و مدیریت زمان در طول روز از مهمترین مشکلات اغلب افراد موفق در دنیا بوده است. حتما برای شما هم پیش آمده است که علی رغم اینکه در طول روز کمیت بالایی از زمان تان را مشغول به کار باشید و با تنی خسته از کار برگردید، ولی باز هم کارهای عقب مانده برای فردا باقی گذاشته باشید که به شدت ذهنتان را درگیر کرده باشد. شاید تصور اینکه روزی بتوانید تا ظهر حداکثر کارهای تان را انجام داده باشید و با خیالی آسوده به صرف نهار بپردازید. یا با خیال راحت به منزل بازگردید، برایتان رویایی باشد. اما چنین امری خیلی هم دور از ذهن نیست. ما در این متن راهکاری با نام الگوریتم ۹۰% گوگل به شما معرفی می کنیم که به راحتی شما را به این اطمینان خاطر می رساند که به طور طبیعی اکثر کارهایتان را نا نیمه روز تمام کنید.
می دانید که شرکت گوگل پیشگام تکنولوژی موتورهای جستجوگر است. ایجاد کنندگان آن نیز از پیشگامان ایجاد خلاقیت و بهره وری در سازمان اند. یکی از مواردی که توجه مدیران این شرکت را به خود جلب نموده که تبدیل به یک معضل شده بود، مسئله ی کمبود وقت و سطح پایین بهره وری کارکنان بود. شیوه ای که توسط یکی از مدیران این شرکت به نام لری پیچ طراحی می شود بنام الگوریتم ۹۰% گوگل است که الهام گرفته از الگوریتم برنامه نویسی است.
لری در مصاحبه هایی که از او انجام شده بود از این موضوع سخن می گوید که او و دوستش بر خلاف اینکه بسیار کار می کرده اند و بیشتر از دیگران هم کار می کرده اند، اما بهره وری پایینی داشته اند. آن ها کل روز را با کار کردن سپری می کردند. با این اوضاع روحیه شان تحلیل می رفته و خلاقیت آن ها افت می کرده است.
برای حل کردن این معضل به یک راه حل ساده که تمام کارمندان نیز بتوانند از آن استفاده کنند، روی آوردند. نام آن راه حل چیزی نبود جز الگوریتم ۹۰% گوگل!
دو پیش فرض اساسی الگوریتم ۹۰% گوگل دو مورد زیر است که حتما باید آن ها را بدانید:
اول: منظور از کار، امور مهمی است که در طول روز باید انجام بدهید.
دوم: الگوریتم ۹۰% گوگل بر اساس قانون ۸۰ درصد پارتو ( یعنی ۸۰ درصد کارهایی که انجام می دهید، تنها از ۲۰ درصد تلاش مفیدتان حاصل می شود.) بنا شده است.
الگوریتم ۹۰% گوگل مراحلی دارد، که پشت سرهم و به توالی باید انجام شود و عدم رعایت هر کدام می تواند به کل برنامه آسیب بزند:
مراحل الگوریتم ۹۰% گوگل
۱- مرتب کردن میز کارتان از روز قبل
یکی از مواردی که وقت کارکنان را برای پیدا کردن وسایل و یا مدارک از بین می برد، بی نظمی روی میزهای کاری آنان است. وسایل پر کاربرد را همیشه در جای مشخصی قرار دهید و بلافاصله بعد از استفاده، آن ها را به جای خود برگردانید. اینگونه در موقع نیاز وقتی را برای پیدا کردن آن ها از دست نمی دهید. نظم اولین گزینه در الگوریتم ۹۰% گوگل است.
۲- از قبل، برنامه روزتان را بنویسید
می توانید روز قبل و یا شب قبل را به نوشتن برنامه روز بعدتان اختصاص دهید، تا در روز جدید نیازی به این کار پیدا نکنید که تازه بخواهید بدانید از کجا باید شروع کنید. نوشتن برنامه، شما را از سرگردانی نجات می دهد.
بلافاصله بعد از ورود به محل کار، می توانید دست به کار شوید و وقتتان را به هدر ندهید. ضمن اینکه طبق الگوریتم ۹۰% گوگل و برنامه ای که تهیه کرده اید، وقت و انرژی اولیه ی شما صرف مهمترین امور خواهد شد. بنابراین هرگز فرصت را از دست نخواهید داد.
۳- سحر خیز باشید
برای کسب موفقیت و اجرای بهتر برنامه ای که نوشته اید و اطمینان از اینکه حتما در مدیریت زمان موفق خواهید بود، حتما باید دقایقی را از زمان تان جلوتر باشید و اینکه ساعت پنج و نیم یا شش بیدار شوید. یعنی کنترل زمان را در اختیار دارید و با حوصله و آرامش بیشتری قادر خواهید بود روزتان را شروع کنید. این شروع با انگیزه و با آرامش، انرژی مثبتی را به کل روز شما تزریق خواهد کرد.
۴- ورزش کردن
وقتی بتوانید سحر خیز باشید، به راحتی می توانید زمانی را برای وزش کردن اختصاص دهید. فراموش نکنید که عقل سالم در بدن سالم است. انسانی که به درستی فکر می کند، می تواند زمان کار خودش را نیز به درستی تنظیم کند و از آن عقب نماند. تنها ۵ یا ۱۰ دقیقه نرمش کردن روزانه می تواند شما را در مسیر تحولات الگوریتم ۹۰% گوگل قرار بدهد.
۵- نصب العین قرار دادن برنامه
برنامه ای را که در مرحله دوم نوشته اید، در مقابل دیدتان نصب کنید تا مدام به آن نگاه کنید و حواستان جمع انجام دادن آن باشد. و به محض فارغ شدن از یک کار بدانید به چه کاری مشغول شوید. ضمن اینکه با به پایان بردن هر کدام از کارها با زدن ضربدری مقابل آن حس خوشایند اتمام آن را تجربه کنید.
۶- استراحتی برای بازیابی
باید زمان های منظمی را برای بازیابی انرژی اختصاص دهید تا کیفیت کار کردن شما پایین نیاید. در ضمن کارهای تکراری و یا جلسات طولانی و خسته کننده، متمرکز شدن حواس و داشتن یک احساس آرامش و زدودن استرس کاری اهمیت بسیار زیادی برای ادامه کار دارد. گوش دادن به یک موسیقی آرام، نوشیدن یک چای و یا تماشای یک منظره و یا قدم زدن، در الگوریتم ۹۰% گوگل می تواند کمک کننده باشد.
۷- تصمیم گیری سریع
یکی از مواردی که زمان بر است و می تواند شما را درگیر خود کند، تصمیم گیری است. به غیر از گزینه هایی که تصمیم گیری در مورد آن ها حیاتی و سرنوشت ساز است، طبق توصیه الگوریتم ۹۰% گوگل این است که سعی کنید یاد بگیرید سرعت تصمیم گیریتان را بالا ببرید. البته این به معنی این نیست که هر گزینه ای را و به هر قیمتی انتخاب کنید. بلکه توانایی های خود را بالا ببرید ولی سرعتتان را نیز متناسب کنید.
۸- سخت ترین کارها را در اولویت قرار دهید
در ابتدای روز که انرژی بیشتری دارید، توان و تمرکز بیشتری نیز برای انجام دادن کارهای سخت دارید. پس ابتدا آن ها را انجام بدهید و مشغول آن ها بشوید تا اگر به زمان بیشتری هم احتیاج پیدا کردید، تا پایان وقت بتوانید زمان بیشتری به آن اختصاص بدهید. به طور مثال در الگوریتم ۹۰% گوگل یکی از کارهای سخت، نوشتن است که می تواند تمرکز ذهنی شما را نیز بیفزاید و عملکرد ذهنی شما را در طول روز بهبود ببخشد.
۹- از جابجایی بیهوده بپرهیزید
در روزهایی که کارهای مهمی در شرکت دارید، مثلا مشغول برپایی یک نمایشگاه مهم هستید و باید چندین روز درگیر باشید و یا مهمانان مهمی دارید و اتفاقا مسیر خانه تا سازمان برای شما مسافتی طولانی است، یکی از پیشنهادات الگوریتم ۹۰% گوگل این است که ترتیبی بدهید که در شرکت بمانید و یا در محلی نزدیک تر به شرکت اسکان بیابید. به این طریق می توانید زمان بیشتری را صرف کارهایتان کنید.
۱۰- در خدمت کارتان باشید
اگر مدت زمان قابل ملاحظه ای است که مشغول به کار هستید، حتما متوجه شده اید که بسیاری از کارها هستند که در نود درصد اوقات بی فایده و وقت گیرند. مثل چک کردن شبکه های اجتماعی و جواب دادن به برخی تلفن های شخصی. باید آن ها را از روزتان حذف کنید. شما کل زمان روزتان را در اختیار سازمان تان هستید. باید برای چنین کارهایی از زمان شخصی خودتان وقت صرف کنید. در غیر این صورت کارهای ضروری تان روی زمین می ماند.
۱۱- به برنامه تان پایبند باشید
وفاداری به برنامه ای که نوشته اید خیلی مهم است. چرا که به شما آرامشی می دهد که نیازی به صرف انرژی مجدد برای تعیین تکلیف نخواهد داد. با خارج شدن از برنامه روتین و مسیر اصلی، مغز مجددا شروع به فعالیت می کند تا مسیر جدیدی را تشخیص دهد و مجددا آن را برآورد کند و تصمیم بگیرد و… و همه این ها یعنی اتلاف وقت. البته پیش بینی قابلیت انعطاف برای برنامه از اصول برنامه نویسی است. که در جای خود درباره آن صحبت خواهد شد.
۱۲- راحت ترین حالت را انتخاب کنید و در آن قرار بگیرید
فضای فیزیکی محل کار شما در عملکرد کاری شما بسیار موثر است. عواملی مثل نور، صدا، طرز چینش اشیا و رنگ های محیط را تا اندازه ای که می توانید و برایتان امکان دارد به مدلی که برایتان راحتی به همراه می آورد، تغییر بدهید. مثلا صندلی راحت تری انتخاب کنید، طرز چیدمان میز و صندلی و قرار گرفتن مانیتور رایانه تان را تغییر بدهید. طبق الگوریتم ۹۰% گوگل در صورت ناراحت بودن قسمتی از محل کارتان، مغز شما ناخودآگاه حواستان را به آن قسمت اختصاص می دهد.
۱۳- به خودتان پاداش بدهید
در مواقع لزوم از کار کردن دست بکشید و کار نکنید. استراحت کنید تا انرژی بیابید. شاد شوید. با دوستان و همکاران تان صحبت کنید. بگویید و بخندید. و آهنگ مورد علاقه خودتان را گوش بدهید.
الگوریتم ۹۰% گوگل این کمک را به شما می کند تا به دور از هر چیزی ابتدا بر روی کارتان تمرکز پیدا کنید، برای آن برنامه ریزی کنید و بدانید که برای انجام آن فرصت کافی دارید. به این شرط که از زمان تان به درستی و با برنامه صحیح استفاده کنید.
